Изученный урок №12. Высылай повестку совещания заранее

Ситуация:
Вы руководитель проекта. На данном проекте, как и на других, вы уделяете пристальное внимание управлению коммуникациями, а в частности встречам, совещаниям, обсуждениям. Спланировав одно из совещаний, вы высылаете приглашение всем его участникам. Когда наступает время совещания, все участники садятся за стол переговоров, и вы начинаете озвучивать проблемы и задавать вопросы, для решения которых вы и собрались вместе. Однако, во время обсуждения оказывается, что никто не в состоянии ответить на вопросы, которые задаете вы и другие участники совещания. Просто ни у кого нет времени, чтобы подумать над этими вопросами или вспомнить ответы, а заранее сделать это не было возможности, т.к. вы не выслали повестку совещания, содержащую данные вопросы перед совещанием.
 
Вывод:

Необходимо заранее, к каждому совещанию высылать повестку совещания с указанием рассматриваемых вопросов. В этом случае участники успеют подготовиться к встрече и совещание пройдет намного более продуктивно. В противном случае, на большую часть вопросов вы будете получать ответы вида: “не помню…”, “нужно подумать…” и т.д. Кроме того, высылая повестку совещания вы проявляете уважение к другим участникам, показываете что цените их время и стараетесь использовать его наиболее эффективным способом.