Изученный урок №91. Ведите список участников тендера с историей коммуникаций

Ситуация:
Вы - руководитель проекта по организационным преобразованиям. Для проведения организационных преобразований в компании решено нанять консалтинговую фирму. Поскольку сумма проекта и контракта достаточно высокая, в соответствии с политикой компании по управлению закупками необходим тендер на выбор консалтинговой компании. Вы подготавливаете тендерную документацию и начинаете составлять длинный список потенциальных поставщиков. Для составления списка компаний участниц вы используете различные возможности, начиная от просмотра различных рейтингов компаний в средствах массовой информации и заканчивая посещением специализированных семинаров и выставок, на которых представлены подобные консалтинговые компании. Все контакты вы заносите в отдельный реестр поставщиков, с указанием истории вашего общения (звонков, встреч и т.д.), контактных лиц, результатов переговоров. После составления длинного списка, его сокращения путем исключения не проходящих по определенным критериям поставщиков и проведения тендера вы заключаете договор и начинаете работы по проекту. В один из дней, спустя два месяца, ваш генеральный директор вызывает вас в кабинет, где сообщает, что встречался с руководителем одной из крупных консалтинговых компаний, и спрашивает вас, почему эта крупная компания не участвовала в тендере.
 
Вывод:

Вы поступили правильно, что начали вести подробный реестр поставщиков. Причин для вопросов по участию/неучастию в тендере со стороны руководства может быть множество. Начиная от обеда с кем-либо из партнеров и заканчивая внутренним аудитом. Вы не сможете запомнить все причины участия/неучастия компаний, поэтому ведите список участников тендера с подробным указанием истории коммуникаций. В данном случае, вполне может оказаться, что вы приглашали данную компанию к участию в тендере, но по каким-то причинам получили отказ. Вы сможете оперативно найти нужную информацию в реестре поставщиков и ответить на все вопросы.