Изученный урок №92. Получайте документальное подтверждение задержки окончания работ от подрядчика

Ситуация:
Вы назначены руководителем проекта по внедрению ERP системы. Для внедрения системы, путем проведения тендера, был выбран подрядчик. Со стороны подрядчика назначен менеджер проекта и после подписания договора работы по внедрению системы были запущены. Первые несколько месяцев работы шли согласно запланированному графику. Однако, через некоторое время, когда вы приступили к согласованию очередных документов, и у вас возникли по ним вопросы, на ваши вопросы не ответили. Вы не можете согласовать документы не получив ответы на свои вопросы. Возникло отставание от графика. Вы встретились с менеджером проекта со стороны подрядчика и постарались выяснить причины отсутствия ответов на ваши вопросы. Оказалось, что причины кроются в работе нескольких ключевых сотрудников, которые как раз подготавливали спецификации, для вашего согласования, по которым у вас возникли вопросы. Один из них женился и уехал в свадебное путешествие, в связи и чем не отвечал на ваши вопросы, у второго родилась дочка. Поскольку отставание по срокам работ не было критическим и его можно было наверстать, вы решили, что нагоните сроки в течении следующих двух месяцев. Однако, вскоре отставание по срокам увеличилось, а менеджер проекта со стороны подрядчика уволился. Новый менеджер проекта обвиняет вашу компании в срыве сроков согласования документов. Вам нечем ему возразить, предыдущий менеджер проекта сообщал вам об отставании в сроках по их вине устно.
 
Вывод:

Всегда необходимо фиксировать письменно, причины сдвига сроков. Хотя бы путем простого электронного письма (лучше путем формального сообщения, как это предусмотрено проектными документами). Это поможет вам избежать не только пустых обвинений, но и штрафных санкций, которые, как правило, предусмотрены в контракте за задержку.