Рабочие документы проекта. Реестр открытых вопросов.

Автор: Алексей Ким, akim@lessonslearned.ru [1], www.lessonslearned.ru [2]
 
Много статей написано про такие основные документы управления проектами, как, например, устав проекта, или отчет о статусе проекта или план проекта. Все эти документы повышают формализацию проекта и могут использоваться формально многими участниками проекта. Разумеется, они необходимы и никто этого не отрицает. Однако, часто, как-то забывают о рабочих инструментах менеджера проекта, тех документах, которые всегда открыты у него на рабочем столе компьютера и которые используются ежедневно. В этой заметке, я бы хотел освятить минимальный, на мой взгляд, набор документов, используемый менеджером проекта и командой управления проектом. Это набор рабочих документов, не нуждающихся в утверждении или согласовании кем-либо из руководства, но при этом значительно облегчающий жизнь руководителю проекта и его команде. Каждый документ из представленного набора представляет собой реестр. Их использование не обязательно, но очень желательно. В случае если проект длится более полугода, либо является нетиповым, данные реестры станут, практически, палочкой-выручалочкой для руководителя проекта. Также, следует помнить, что возможно в будущем, вам или вашим коллегам придется вести подобный проект, и тогда ваши рабочие документы станут неоценимым подспорьем. Заполняйте их регулярно и аккуратно и впоследствии, вы удивитесь как много пользы из них извлечете. Я использую следующий набор документов: 1. Реестр открытых вопросов 2. Реестр рисков 3. Реестр корреспонденции 4. Реестр заинтересованных сторон 5. План счетов (реестр оплат). Эти и некоторые дополнительные реестры я опишу в данной и последующих заметках. Итак, приступим.
 

1. Реестр открытых вопросов [3]
Представляет собой файл, в который заносятся все вопросы, возникающие на проекте. Данный реестр очень важно вести постоянно и аккуратно. Для меня, данный реестр является основным рабочим документом и к концу проекта он обычно сильно разрастается. Принцип ведения реестра открытых вопросов следующий: возник вопрос – открыл реестр вопросов – поискал ответ на свой вопрос – если не нашел – занес свой вопрос в реестр. Для ведения реестра можно использовать просто таблицу Excel, хотя, например в MS Project Server, вопросы можно привязывать непосредственно к работам в плане графике. Я использую реестр вопросов со следующими полями:
 
Номер или Код – уникальный идентификатор вопроса. Как правило, просто порядковый номер с каждым вопросом увеличивающийся на единицу.
 
Наименование – собственно сам вопрос. Важно четко сформулировать вопрос и задавать его в той форме, в которой он описан в реестре. Тогда у вас не возникнет разночтений между вопросом, зарегистрированным в реестре и полученным на него ответом.
 
Реакция – описание тех действий, которые планируется выполнить для разрешения данного вопроса. Например, “направить вопрос юристам”. Данное поле помогает вспомнить, как именно решался вопрос.
 
Важность – у меня в реестре поле “Важность” может иметь только четыре значения: критическая, высокая, средняя и низкая. Данное поле помогает отобрать те вопросы, на которых необходимо сконцентрироваться в случае аврала, либо просто когда решить все вопросы вы не успеваете.
 
Статус – статус вопроса. В моем реестре все вопросы имеют статус либо “Открытый”, либо “Закрытый”. Статус “Закрытый” ставится только в случае полного ответа на вопрос.
 
Автор регистрации – в данное поле заносится автор вопроса. Помогает вспомнить в случае большого количества вопросов кого именно необходимо оповестить об ответе на вопрос помимо вас.
 
Дата регистрации – в поле заносится дата регистрации вопросов. Помогает отследить насколько быстро решаются вопросы и в дальнейшем, прогнозировать с какой минимальной скоростью могут быть решены вопросы. Например, через некоторое время после начала проекта, вы будет точно знать, какой минимум времени вам нужно закладывать на получение ответа на вопрос от финансового управления, юриста, заказчика или подрядчика. Разумеется, ориентироваться по этому полю для получения максимального срока ответа нельзя.
 
Ответственный – в случае, если вопрос достаточно сложен, его разрешение можно поручить кому-то из команды. Тогда этот человек становится ответственным за разрешение вопроса и его ФИО вписывается в данное поле.
 
Ожидаемая дата – заполняется не всегда. Дата, к которой вы ожидаете получить ответ на свой вопрос. Чаще всего, заполняется в случае, если вопрос задан кому-то из сотрудников, и получена ориентировочная дата когда вам ответят. Тогда, ориентируясь на данную дату, в случае отсутствия ответа, вы можете тактично напомнить об обещании.
 
Срок – заполняется не всегда. Если какой-то вопрос необходимо решить к определенной дате, то у него заполняется поле срок.
 
Дата решения – дата получения полного ответа на вопрос. Вместе с датой регистрации, заполнение данного поля поможет вам понять насколько быстро решаются вопросы.
 
Решение – описание ответа на вопрос.
 
Нужно отметить, что в реестр открытых вопросов я заношу не только вопросы, требующие ответа на них, но и вопросы, требующие простого контроля. Поскольку реестр вопросов – документ, с которым я работаю ежедневно, это помогает держать на контроле все что требуется. Ну и напоследок, хотелось бы сказать, что реестр вопросов – отличный источник усвоенных уроков.
 
Успехов вам в ваших проектах!