Изученный урок №107. Старайтесь разрешить все простые вопросы в начале встречи

Ситуация:
Вы руководитель проекта внедрения системы класса ERP в вашей компании. Проведя стадию выбора системы (system selection) и GAP анализа вы приступили к внедрению выбранной системы. В ходе работ по проекту и по управлению проектом возникает множество вопросов, которые часто адресованы сразу нескольким сотрудникам в вашей компании одновременно. Вы стараетесь решать их не злоупотребляя встречами и совещаниями, чтобы не тратить слишком много времени других сотрудников компании на разрешение проектных вопросов. Однако, иногда приходится все-таки организовывать как встречи, так и совещания. В этом случае, вы готовите повестку [1] и, по завершении совещания, протокол [2] и отправляете их всем участникам. Через некоторое время вы стали замечать что, несмотря на простоту, некоторые вопросы, планируемые к решению на совещании, остаются нерешенными. Вы тщательно проанализировали все последние прошедшие встречи и пришли к выводу, что на обсуждение данных вопросов просто не хватило времени, т.к. в повестке встречи они стояли после более сложных вопросов, на решение которых и уходила вся встреча. В результате и сложные и многие простые вопросы оставались нерешенными и зачастую создавали помехи дальнейшим действиям на проекте.

Вывод:

Старайтесь размещать вопросы в повестке в соответствии с сложностью. Если вы знаете вопросы, требующие значительного времени на обсуждение, запланируйте их обсуждение на вторую половину встречи. Таким образом, даже если вы и завязните в обсуждении какого-то сложного вопроса, по крайней мере простые вопросы будут решены. В противном случае, вы рискуете завершить встречу с тем же результатом с которым начали ее.