Устав проекта или проектный договор?

Автор: Алексей Ким, akim@lessonslearned.ru [1], www.lessonslearned.ru [2]

Все мы знаем, что при старте проекта методологией PMI PMBoK, предписано создавать устав проекта. Написание устава проекта [3] – важный и довольно кропотливый процесс, в результате дающий формальный “зеленый свет” старту проекта. Однако, работая на стороне заказчика или подрядчика, менеджером проекта по-разному воспринимаются цели и процесс создания устава. Более того, зачастую, менеджером проекта со стороны подрядчика создание устава проекта понимается как некие излишние работы, по причине наличия проектного договора. Давайте попробуем посмотреть на проект, скажем, внедрения crm системы глазами менеджера проекта со стороны заказчика и менеджера проекта со стороны подрядчика.

Взгляд со стороны заказчика
Менеджер проекта со стороны заказчика работает, в большинстве случаев, в матричной организации, где полномочия и ответственность распределены среди сотрудников по функциональному признаку. При старте проекта внедрения crm системы, ему необходимо пройти ряд согласований со стороны заинтересованных лиц одного ранга, но при этом разных функций. Декларация целей и требований у каждого функционального подразделения будет своя. Например, подразделение, занимающееся продажами будет ожидать от crm системы web интерфейса для агентов, различных проверок вводимых данных и защиты “от дурака” осуществляемые на стадии регистрации продаж (увы, зачастую агенты по продажам не самые технологичные люди и работа с crm системой легко может вызвать у них затруднения), максимальной автоматизации по оформлению продажи и отчетности по продажам. В то же время, подразделение, занимающееся маркетингом, может ожидать от внедряемой crm системы гибкости в анализе продаж, сегментации покупателей, отчетов по оценке эффективности маркетинговых компаний и т.д. Каждое подразделение, заинтересованное во внедрение crm системы преследует свои цели и часто, согласование устава проекта [4] вызывает сложности. Именно согласованные заинтересованными сторонами цели обычно записывает менеджер проекта в устав проекта в обобщенном виде.

С другой стороны, при внедрении ИТ систем (в том числе crm систем), проект у заказчика начинается когда еще не выбран подрядчик, а следовательно нет проектного договора. Участники проекта в основном, находятся внутри организации и им необходим внутренний документ, упорядочивающий отношения между участниками проекта. Этим документом и является устав проекта.

Взгляд со стороны подрядчика
В противоположность заказчику, менеджер проекта со стороны подрядчика обычно работает в проектной организации. У него есть руководитель, который авторизует проект и проектный договор, и нет необходимости в длительных согласованиях объема проекта внутри компании. Основные лица, согласующие проектный договор со стороны подрядчика – представитель продающего подразделения, юрист, представитель финансового подразделения и менеджер проекта. Т.е. руководителю проекта нет необходимости отслеживать и учитывать интересы множества заинтересованных сторон, приводить их к консенсусу, в результате долгих обсуждений противоречивых требований, и фиксировать его на бумаге в виде устава проекта. С этой точки зрения, необходимость устава не очевидна.

Вторая особенность, с точки зрения подрядчика, состоит в том, что проект для менеджера проекта, как правило, стартует либо с момента получения RFP на внедрение crm системы, либо с момента подписания проектного договора. И в том и в другом случае существует формальная точка отсчета старта проекта (одно из предназначений устава проекта). Бывают случаи, когда на пресейл тратится время менеджера проекта, при этом отсутствует формальная точка отсчета старта проекта, т.к. не был объявлен тендер и не было RFP. Однако, таких случаев не слишком много и время на них тратится, преимущественно сотрудников продающих подразделений, а не менеджера проекта.

В общем, ценность устава проекта для подрядчика, как мы видим из примера внедрения crm системы, не всегда очевидна (в отличии от ценности проектного договора), однако если вы видите что в вашей организации цели проектов периодически изменяются, либо опасаетесь этого, напишите и утвердите устав проекта. Хуже не будет, а вот помочь он вам может. Если вы работаете со стороны заказчика, то из опыта знаю, что писать устав проекта нужно всегда, равно как и заключать проектный договор с подрядчиком.

Успешных вам проектов!