Изученный урок №114. Регулярно встречайтесь со спонсором проекта

Ситуация:
В вашей компании - крупном поставщике финансовых услуг, происходит обновление систем, обеспечивающей автоматизацию операционной деятельности компании. Вместо трех из пяти систем использующихся в компании, планируется установить одну систему управления предприятием. Спонсором и Куратором проекта выступает Заместитель генерального директора, в чьем ведении находится весь бэк офис, т.е. сотрудник с высокой ежедневной загрузкой. Вы назначены менеджером проекта. С самого старта проекта, еще при написании Устава, вам удалось договориться о регулярной, еженедельной получасовой встрече со Спонсором проекта, помимо встречи по статусу проекта и рабочих совещаний. Каждую неделю вы подстраиваете свое расписание под расписание Спонсора проекта таким образом, чтобы все таки иметь возможность встретиться с ним и обсудить ход проекта. Даже когда случаются авралы, максимум, что вы позволяете, это перенести встречу, но не отменить ее. На встречах вы кратко рассматриваете статус, делитесь своими прогнозами и деталями планов. Взамен вы получаете критический взгляд со стороны руководства на ход проекта и достигнутые результаты, информацию о происходящем в компании, в том числе о планах компании на будущее.
 
Вывод:

Вы поступаете полностью правильно. Функции Спонсора или Куратора проекта в первую очередь заключаются в поддержке и защите проекта, которые он сможет выполнять тем лучше, чем более актуальной информацией будет обладать. В то же самое время, Спонсор проекта является главным заинтересованным лицом на проекте. В ваших общих интересах повысить информированность Спонсора проекта о происходящем на проекте, чтобы он мог оценить его дальнейший ход в рамках бизнес стратегии компании. Также, получая информацию о происходящих в компании переменах и планах компании на будущее вы можете скорректировать план проекта таким образом, чтобы он в наилучшей степени отвечал интересам заинтересованных сторон, и в первую очередь, Спонсора проекта. Регулярность встреч не должна нарушаться. Даже если все идет хорошо и вам практически нечего сказать, попробуйте встретиться и рассказать, как хорошо все идет. Возможно вы получите новую информацию и новое видение, которое позволит вам понять, что текущая ситуация лишь затишье перед бурей и, благодаря этому, вы сможете предотвратить крах проекта.