Данная статья предназначена для новичков в управлении проектами. Если вы знаете что именно из себя представляет устав проекта, то можете смело пропускать данную статью.
В настоящее время, большинство руководителей проектов знают (по крайней мере, приблизительно) что такое устав проекта. Попробуем разобраться, что же это такое в точности и зачем оно нужно.
Если вы работаете в консалтинговой компании то, скорее всего, вы не сталкиваетесь с необходимостью формирования устава проекта. Наиболее вероятно, что у вас в компании инициация проекта происходит следующим образом:
1. Вы, как руководитель проектов, получили некое сообщение о том, что есть возможность выполнить проект. Это может быть RFP (запрос на предложение), которое вам передали из отдела продаж с просьбой помочь в подготовке коммерческого предложения, а может быть приглашение, пришедшее от вашего руководителя, с назначением на новый проект. В любом случае, вы знаете, что проект начинается.
2. Подготавливается контракт на проект. Вы, проработав примерный список работ и прикинув стоимость, совместно с руководителем заключаете контракт с Заказчиком.
3. Вы начинаете работу.
В данном случае, роль устава проекта выполняет контракт. Он наделяет вас полномочиями, и он же диктует вам рамки проекта. Согласно контракту вы выполняете и оцениваете работу.
В случае, если проект внутренний, необходимо писать устав проекта. Для чего? Причин множество.
Первая и самая простая – устав является формальным объявлением начала проекта. Как вы сможете оценить, сколько длится проект, если вы не знаете, когда именно он начался? С даты подписания устава отсчитывается длительность проекта.
Вторая цель – закрепление полномочий за руководителем проекта. Проект может стартовать, но как вы будете руководить им, если у вас нет полномочий? Обычно, внутри компании, устав проекта подписывается значимым лицом (генеральным директором или его заместителем). Таким образом, получив устав проекта, менеджер проекта формально объявляет, что данный проект это не его личная прихоть, за ним стоит руководитель организации, который считает необходимым выполнить этот проект и для достижения этой цели предоставляет руководителю проекта определенные полномочия.
Третья цель устава проекта – зафиксировать первоначальные цели проекта. Ведь в процессе выполнения проекта, его цели могут меняться, в связи с чем, будут изменяться и сроки. В этом случае, руководитель проекта имеет возможность показать взаимосвязь между изменением целей и изменением сроков.
Четвертая цель устава проекта озвучить руководству в общих чертах риски, связанные с возникновением проекта и с работами на проекте. Когда запускается новый проект, возникают риски с ним связанные. Эти риски опасны не только для самого проекта, но могут быть опасны и для организации в целом. Соответственно, все начальные риски, которые вы идентифицировали, помещаются в устав проекта и озвучиваются руководству.
Часто, в устав проекта добавляют положение о создании управляющего комитета, но это уже индивидуально. Если положение об управляющем комитете не добавлено в устав, его можно включить в другой документ.
Часто устав проекта называют контрактом для внутренних проектов. Это неверно, т.к. устав проекта не служит для фиксирования каких либо договоренностей между сторонами проекта. Он служит только для тех целей, которые я озвучил выше. Не нужно стараться сделать из устава проекта что-то большее - он для этого не предназначен. Попытки напихать в устав проекта как можно больше информации обычно приводят лишь к увеличению сроков согласования устава и противоречиям в документах.
Составляется устав проекта, обычно руководителем проекта, а утверждается Спонсором проекта и Заказчиком проекта.
Успешных вам проектов!
Ссылки:
[1] http://www.lessonslearned.ru/taxonomy/term/33