Управление проектами. Совещания и встречи на проекте.

Автор: Алексей Ким, akim@lessonslearned.ru, www.lessonslearned.ru

В данной заметке, хотелось бы отметить несколько усвоенных уроков по проведению совещаний и встреч, которые я вынес из своей практики. В управлении проектами значительное внимание сосредоточено на управлении коммуникациями, частью которых является проведение совещаний и встреч. Все мы, в процессе управления проектами участвуем или организуем, различного рода совещания. Некоторые из них получаются продуктивными и, выходя из переговорной комнаты, мы с удовлетворением думаем: “Хорошо! Значительно продвинулись в решении проблемы”. Другие же, заставляют нас нервничать еще в процессе проведения, а по завершению возникают мысли о том, что встреча ровным счетом ничего не дала. Что же нужно делать для увеличения числа продуктивных совещаний и встреч и снижения непродуктивных? Попробуем разобраться.

Прежде всего, любое совещание или встреча должны иметь цель. Если вы организуете совещание, попробуйте разобраться, чего вы от него ждете. Вряд ли вы организуете совещание просто для того, что бы поговорить с коллегами или подрядчиками/заказчиком. Итак, мы приходим к тому, что нужно сформулировать цель совещания. Постарайтесь проговорить ее четко и просто, чтобы по завершении совещания, можно было однозначно ответить, достигли вы цели или нет. В случае необходимости не стесняйтесь дробить одну сложную цель на несколько простых.
Расставляйте приоритеты целей. В случае, если у вас несколько целей совещания, расставьте им приоритеты. Подумайте, какие из них более важны, а какие менее. Наиболее важные цели выделите, их вам нужно будет достигнуть в любом случае.
Определитесь с участниками совещания. После определения целей совещания, подумайте, кто может вам помочь в достижении целей. Определитесь, какого уровня будет обсуждение. Будет ли это обсуждение деталей с экспертами и техническими специалистами или это будет встреча с целью принятия управленческого решения. В общем, вам нужно четко понимать список участников. Вполне возможно, вам придется подробить одну встречу на несколько из-за неоднородности целей и, соответственно, привлеченных сотрудников. На встрече не должно быть такого момента, что часть сотрудников будут задействованы в решении только одного вопроса и не задействованы в решении других вопросов.
Определите длительность совещания. Помните, вы приглашаете на встречу людей, у которых участие в этой встрече не является основной работой. Постарайтесь четко определить границы совещания. Спланируйте, сколько времени вам понадобится для обсуждения всех вопросов и достижения запланированных целей.
Составьте повестку совещания. Наверняка, выполняя п.1-4, вы делали записи на бумаге. Теперь пришло время формализовать эти записи. Составьте повестку совещания. Повестка должна быть понятна всем участникам и выслана заранее. Помните, если вы хотите получить конструктивное обсуждение, участникам нужно подготовиться.
Составьте несколько опорных моментов и вопросов, позволяющих развить каждую тему для обсуждения. В случае мало знакомых людей, будет неплохо сделать для себя наброски ключевых моментов, позволяющих дать участникам пищу для обсуждения. Если вы организуете совещание, вы являетесь тем, кто отвечает за данное совещание и выполнение данного пункта поможет вам столкнуть обсуждение с мертвой точки в случае необходимости.
Определите время проведения совещания. После того, как вы выполните все предыдущие пункты, вам необходимо спланировать время проведения совещания. Чем больше участников, тем сложнее будет это сделать. Постарайтесь получить от каждого участника несколько вариантов удобного для него времени, для проведения совещания. Далее, найдите время удобное для всех участников.
Убедитесь, что все необходимые участники смогут присутствовать. После того, как вы назначили встречу, позвоните каждому участнику или иным способом проконтролируйте, что он получил приглашение на встречу и сможет придти.
Проконтролируйте явку участников. Если вы назначали встречу заранее (за несколько дней/недель), проконтролируйте явку участников. Позвоните им за несколько часов и предупредите, что вы их ждете в условленное время.
Проверьте, что у вас есть все необходимое для совещания. Убедитесь, что забронированная переговорная не занята. Если вам нужны флипчарт или другие инструменты, проверьте их готовность.
Придерживайтесь повестки. Не давайте совещанию уйти в сторону. Помните, у вас есть ограниченное количество времени и за это время вам необходимо достигнуть запланированных целей.
Слушайте других. Этот пункт один из самых важных, к сожалению, им часто пренебрегают. Не все умеют четко и ясно выражать свои мысли, да и многие стесняются выступать на совещаниях, однако, именно от них может исходить решение ваших проблей, причем с такой же вероятностью, как и от других участников совещания. Нужно слушать других участников совещания и стараться понять, что же именно имелось в виду.
Делайте записи. В процессе совещания обязательно делайте записи. Фиксируйте все решения и ключевые моменты. Вам это пригодится, чтобы в будущем восстановить по записям ход совещания. Как минимум это пригодится для составления протокола совещания.
Подводите итоги. После обсуждения каждого вопроса подводите итоги. Все участники должны четко понимать, на чем именно вы договорились, к каким выводам пришли и какие решения приняли.
Поблагодарите участников и озвучьте дальнейшие действия. По завершению совещания поблагодарите участников за их помощь. Не забывайте об этом простом действии, оно здорово улучшит впечатление о вас. Также озвучивайте ваши дальнейшие действия. Участники совещания должны видеть, как именно данное совещание поможет в дальнейшей перспективе.
Составьте протокол совещания и разошлите его участникам. Это необходимо сделать. В дальнейшем, это станет документальным подтверждением решений, принятых на совещании. Не забывайте указывать в протоколе присутствующих на совещании и отсутствующих лиц.