Изученный урок №103. Не допускайте разрастания списка лиц, согласующих документ

Ситуация:
Вы - руководитель проекта внедрения специализированной системы, автоматизирующей операционную деятельность вашей компании. Вы подписали устав проекта, определили заинтересованные стороны проекта [1], создали план проекта и перешли к его исполнению. Согласно используемой в вашей организации методологии управления проектами, вы приступили к выполнению процессов из области знаний управления содержанием. Вам необходимо собрать требования к системе, а затем утвердить их, что вы и делаете. Поскольку вы хотите получить наиболее удобную и правильно работающую систему, соответственно, вы собираете требования от множества заинтересованных сторон. Включив все эти требования в один документ, вы решаете его согласовать с каждым из сотрудников, внесшим свои требования. Однако, возникшее огромное количество противоречий (включать или нет то или иное требование в список требований к системе) и недопонимания (что означает то или иное требование) мешает вам согласовать документ, содержащий требования. Вы бьетесь над согласованием документа уже второй месяц, но у вас ничего не получается. Вы пробовали собирать всех участников согласования вместе и согласовывать документ отдельно с каждым сотрудником, но эффект нулевой.
 
Вывод:

Даже если вы включили в документ требования огромного количества заинтересованных сторон, это еще не значит, что вам необходимо согласовывать финальный документ с каждым из них. Вам достаточно определить ключевые заинтересованные стороны и согласовать список с ними. Например, требование эксперта по операционной деятельности может противоречить требованию специалиста ИТ, а его требование, в свою очередь, будет противоречить требованию директора по операционной деятельности. Вам достаточно согласовать документ с руководителями подразделений, чтобы признать документ согласованным. Разумеется, вам нужно следить, чтобы все рассматриваемые требования были правильно поняты, чтобы были рассмотрены все зафиксированные в документе требования, и чтобы все заинтересованные стороны понимали цели проекта [2], но при небольшом количестве согласующих лиц, имеющих полномочия принимать решения по содержанию продукта, согласование документа пройдет относительно быстро.