Рабочие документы проекта. Реестр корреспонденции.

Продолжаем тему рабочих документов проекта, предназначенных для ежедневной, оперативной работы с ними менеджера проекта и команды проекта. В предыдущих заметках, я описал используемые на проектах реестр открытых вопросов и реестр рисков. В настоящей статье хотелось бы отметить следующий реестр, создаваемый в рамках области знаний управления коммуникациями – реестр корреспонденции.
 Реестр корреспонденции – рабочий документ, предназначенный для оперативного управления проектом. Данный документ содержит информацию обо всей официальной переписке, которая происходит в рамках проекта. Поскольку, обычно официальные письма отправляются на бумажном носителе, соответственно, электронные письма в данном реестре не фиксируются. Основные возможности использования данного реестра – отслеживание сроков официальных уведомлений, согласований (важно, т.к. обычно эти сроки прописаны в договоре и при их нарушении могут быть применены штрафные санкции), отслеживание поступления счетов, актов, счет фактур и сроков их обработки, возможность оперативно получить информацию об официальной переписке для прочих целей (в том числе для целей формирования отчета о статусе проекта). Пример использования реестра корреспонденции в управлении проектами вы можете найти в усвоенном уроке №91 [1] (реестр поставщиков можно совмещать с реестром корреспонденции и реестром заинтересованных сторон).
 

Реестр корреспонденции.
На своих проектах я веду данный реестр в формате Excel. Файл размещаю на Sharepoint портале, в рабочей области проекта, что позволяет сохранять различные версии документа, предоставлять ролевой доступ членам команды и заинтересованным сторонам проекта. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируются на различных листах книги Excel, а сами реестры корреспонденции содержат следующие поля (приведены поля для исходящей и входящей корреспонденции):
Дата отправки / Дата получения – поле, в которое пишется дата отправки, либо получения письма. Лучше поле сделать формата “Дата”, чтобы впоследствии было удобно сортировать и фильтровать по данному полю.
Исходящий/Входящий номер – номер исходящего, либо входящего документа.
Тема – тема письма. В данное поле записывается тема письма (если есть). В случае, если тема письма отсутствует, либо если пересылаются документы, то в это поле заносится суть письма (список документов). Также, для документов указывается уровень согласования (согласовано заказчиком, согласовано подрядчиком, согласовано обеими сторонами, не согласовано).
Кому/От кого – в данное поле заносится адресат корреспонденции. Если данное лицо входит в заинтересованные стороны проекта, то я указываю только ФИО, в противном случае – более полную информацию (например, должность, телефон и т.д.).
Средство отправки/доставки – сюда пишется информация о способе отправки или доставки, т.е. курьер, почта, почта с уведомлением и т.д. Данное поле удобно тем, что в случае необходимости, всегда можно найти аудиторский след отправки или доставки корреспонденции.
Ссылка – данное поле заполняется редко. Для особо важных документов в него проставляется ссылка на сканированный документ.
 
Вот, собственно, и все поля реестра корреспонденции. Своевременно заполняйте его и у вас исчезнут проблемы с поисками писем, счетов и тому подобных документов.
 
Успешных вам проектов!