Вход в систему

Регистрация

Подписка:

QR код подписки

 QR-Code rss feed

Использование материалов

Коллеги, перед использованием материалов данного сайта, пожалуйста, ознакомьтесь с
Правилами использования материалов сайта

Подписка на обновления

Коллеги, если вы желаете быть в курсе обновлений сайта, вы можете оформить бесплатную подписку. Это занимает 1 минуту. Далее, описаны способы подписки.

Рабочие документы проекта. Реестр корреспонденции.

Версия для печатиВерсия для печатиОтправить другуОтправить другу

Продолжаем тему рабочих документов проекта, предназначенных для ежедневной, оперативной работы с ними менеджера проекта и команды проекта. В предыдущих заметках, я описал используемые на проектах реестр открытых вопросов и реестр рисков. В настоящей статье хотелось бы отметить следующий реестр, создаваемый в рамках области знаний управления коммуникациями – реестр корреспонденции.
 Реестр корреспонденции – рабочий документ, предназначенный для оперативного управления проектом. Данный документ содержит информацию обо всей официальной переписке, которая происходит в рамках проекта. Поскольку, обычно официальные письма отправляются на бумажном носителе, соответственно, электронные письма в данном реестре не фиксируются. Основные возможности использования данного реестра – отслеживание сроков официальных уведомлений, согласований (важно, т.к. обычно эти сроки прописаны в договоре и при их нарушении могут быть применены штрафные санкции), отслеживание поступления счетов, актов, счет фактур и сроков их обработки, возможность оперативно получить информацию об официальной переписке для прочих целей (в том числе для целей формирования отчета о статусе проекта). Пример использования реестра корреспонденции в управлении проектами вы можете найти в усвоенном уроке №91 (реестр поставщиков можно совмещать с реестром корреспонденции и реестром заинтересованных сторон).
 

Реестр корреспонденции.
На своих проектах я веду данный реестр в формате Excel. Файл размещаю на Sharepoint портале, в рабочей области проекта, что позволяет сохранять различные версии документа, предоставлять ролевой доступ членам команды и заинтересованным сторонам проекта. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируются на различных листах книги Excel, а сами реестры корреспонденции содержат следующие поля (приведены поля для исходящей и входящей корреспонденции):
Дата отправки / Дата получения – поле, в которое пишется дата отправки, либо получения письма. Лучше поле сделать формата “Дата”, чтобы впоследствии было удобно сортировать и фильтровать по данному полю.
Исходящий/Входящий номер – номер исходящего, либо входящего документа.
Тема – тема письма. В данное поле записывается тема письма (если есть). В случае, если тема письма отсутствует, либо если пересылаются документы, то в это поле заносится суть письма (список документов). Также, для документов указывается уровень согласования (согласовано заказчиком, согласовано подрядчиком, согласовано обеими сторонами, не согласовано).
Кому/От кого – в данное поле заносится адресат корреспонденции. Если данное лицо входит в заинтересованные стороны проекта, то я указываю только ФИО, в противном случае – более полную информацию (например, должность, телефон и т.д.).
Средство отправки/доставки – сюда пишется информация о способе отправки или доставки, т.е. курьер, почта, почта с уведомлением и т.д. Данное поле удобно тем, что в случае необходимости, всегда можно найти аудиторский след отправки или доставки корреспонденции.
Ссылка – данное поле заполняется редко. Для особо важных документов в него проставляется ссылка на сканированный документ.
 
Вот, собственно, и все поля реестра корреспонденции. Своевременно заполняйте его и у вас исчезнут проблемы с поисками писем, счетов и тому подобных документов.
 
Успешных вам проектов!

 #

У нас на работе немножко не так.
1. Реестр ведётся в электронном виде.
2. Все чертежи, файлы по проекту имеют утверждённое название и номер. Т.е. на сервере создаётся папка "Проект" в ней подпапки "00000_чертежи", "00001_переписка", "00002_договора", "00003_тендеры"
Ну и эти подпапки имеют свои подпапки "чертежи_обмерочные" "чертежи_актуальные", где сохраняются документы, предназначенные этой папке. При электронной переписке письма имеют имеют название согласно реестра проектов. Т.е. Ты пишешь письмо по проекту "сарайчик", и в теме письма, первым словом будет "сарайчик" или аббревиатура, если длинное название. Но и папка имеет аббревиатуру, что бы не путаться. Любой человек, зная структуру построения легко находит то, что ему нужно.
По первой было конечно тяжело, но когда все поняли систему, то выглядит это вполне работоспособно.

 

Подписаться по email:

 

Ваш email:

Delivered by FeedBurner

 

 Ваш email:

Посетите Каталог Maillist.ru.

 

Напишите нам:

Вы можете отправить нам сообщение, воспользовавшись формой контактов. Нам важно знать Ваше мнение обо всех аспектах деятельности ресурса, поэтому не стесняйтесь использовать данную форму почаще. :)