Изученный урок №111. Утверждайте результаты проекта при его инициации

Ситуация:
Этот урок касается в первую очередь внутренних проектов. Вы – менеджер проекта по внедрению автоматизированной системы управления предприятием [1] в своей компании. Вы создали устав проекта, в котором определили цели проекта и критерии их достижения. В процессе планирования проекта были описаны процессы, реализуемые в системе и выявлено значительное количество доработок. Проведя приоретизацию доработок и выявив критические для начала работы в системе, вы включили их в план работ. Однако, согласно плану проекта у вас еще должно остаться некоторое количество времени разработчиков в ходе проекта. Вы соглашаетесь пускать в работу оставшиеся доработки согласно их приоритету, в объеме оставшегося времени (в случае, если такое будет). Выполнив все предусмотренные планом работы по проекту, вы с удивлением обнаруживаете, что от вас требуют завершить все доработки до завершения проекта, а не только включенные в план проекта, аргументируя это тем, что вы уже согласились пустить их в работу.
 
Вывод:

Четко прописывайте результаты проекта либо в Уставе проекта [2], либо в отдельном документе. Составьте и утвердите список результатов проекта еще на стадии инициации. В ходе проекта, подтверждайте поставку каждого результата. Это поможет всем участникам проекта иметь одинаковое понимание, что именно будет поставлено в ходе проекта. Подчеркивайте, что гарантировать поставку результатов вне рамок списка вы не можете. Также, постарайтесь популяризировать данный список, пусть о нем знают все. Не бойтесь брать на себя ответственность за поставку результатов из списка, вы ее уже взяли, когда стали менеджером проекта, но постарайтесь не допустить расхождения ожиданий кого либо из заинтересованных сторон с данных списком результатов поставки. И помните, как бы вы не доверяли спонсору проекта, он может смениться, и принимать у вас систему в конце проекта могут совсем не те люди, с которыми вы договариваетесь в его начале, т.ч. фиксируйте результаты, подписывайте их.