Версия для печатиОтправить другу

Автор: Алексей Ким, akim@lessonslearned.ru, www.lessonslearned.ru
 
Данная статья открывает цикл статей, посвященных управлению закупками, и ориентирована в первую очередь на менеджеров проектов со стороны заказчика, хотя будет полезна и менеджерам проектов со стороны подрядчика, желающим понять внутреннюю кухню клиента по организации торгов. В цикле статей описывается процесс проведения торгов и тендеров, начиная со стадии подготовки запроса на предложение (Request For Proposal) и заканчивая заключением договора. Статья основана на личном, практическом опыте автора и рассматривает процесс проведения тендеров и торгов в различных разрезах, в том числе, с точки зрения процессов управления закупками, описанных в Своде знаний по управлению проектами (PMBOK).
 
 В большинстве проектов существуют закупки. Иногда проектные закупки занимают незначительную часть бюджета, а порой, до 99%. В случае, если сумма проектного бюджета, заложенная на закупки существенна, то для снижения стоимости закупки проводится тендер. Также, тендер часто проводится для выполнения работ, в которых организация-организатор тендера не имеет экспертизы, но которые ей по каким либо причинам необходимо выполнить. В этом случае, цена является, как правило, хоть и существенным, но не основным критерием выбора поставщика.

Итак, если у вас в компании существенная сумма в бюджете проекта заложена на закупки и/или вы выбираете подрядчика на работы, выполнить которые самостоятельно вы не хотите или не можете, одним из лучших способов снизить цену закупок и при этом выбрать наиболее подходящего вам подрядчика будет организация торгов (тендера). Сразу поясню, мы не рассматриваем обязательные торги, которые проводят государственные компании в виде конкурсов или аукционов, в статье речь идет только о тендерах, организуемых коммерческими компаниями, причем с целью снижения цены, в первую очередь.
 
В тендерах, которые мне приходилось организовывать, использовался минимальный набор документов: форма конкурсной заявки, описание закупки и инструкция к конкурсу.  Подготовка тендерной документации со стороны заказчика (в данном случае это запрос на предложение) является выходом процесса планирования закупок, согласно PMBoK 4-й редакции. Составление этих трех документов мы кратко рассмотрим ниже.
 
Форма конкурсной заявки – один лист, содержащий согласие с условиями конкурса, дату, до которой подрядчик согласен (обязан) придерживаться своего предложения и цену предложения. Разумеется, данный документ заполняется подрядчиком при составлении конкурсной заявки. Причина, по которой мы высылаем ему шаблон проста – в шаблоне заявки вы можете зафиксировать основные формулировки обязательств подрядчика (цена содержит все налоги, участник конкурса обязуется придерживаться положений представленного коммерческого предложения и т.д.), а также общую цену. Кроме того, единообразно поданные заявки проще сравнивать, что весьма важно.  
 
Второй документ – описание закупки. Данный документ, по сути, является основным. Он описывает ваши пожелания и требования к предмету закупок. Начинать описание закупки стоит с понимания цели закупки. Часто, вы не сможете навскидку сформулировать цель, это связано с тем, что вы можете не являться специалистом в области, которой касается закупка. Например, вы хотите нанять компанию - интегратора для приведения вашей компании в соответствие с 152-ФЗ «О персональных данных». Как сформулировать цель закупки? Закупаете ли вы оборудование или что-то еще? Начните с общей формулировки: «Приведение компании в соответствие с 152-ФЗ и связанными с ним законодательными и нормативными актами». Это и будет высокоуровневой целью вашей закупки, эту же фразу стоит вставить в заголовок документа, описывающего цели закупки. Далее вам необходимо проработать по максимуму детали закупки, но старайтесь не опускаться на уровень конкретных работ, т.к. не имея экспертизы в области закупки и описывая конкретные работы, вы можете упустить что-то важное, за что впоследствии, после заключения договора, придется доплачивать. В этот же документ необходимо изначально включить известные вам ограничения и допущения, которые влияют на закупку. Постарайтесь поставить себя на место подрядчика и понять, какая именно информация вам требуется, чтобы предоставить наиболее точное, наиболее удовлетворяющее заказчика коммерческое предложение. Всю необходимую информацию, касающуюся предмета закупки, включайте в этот документ.
 
Третьим обязательным документом при проведении тендера является инструкция к конкурсу. Данный документ описывает требования к оформлению документов и процедурам проведения конкурса. В конкурсную инструкцию включают следующие пункты: порядок подачи конкурсной заявки, вскрытие конвертов и оглашение предложений, подготовительные расходы, разъяснения по конкурсной документации, внесение изменений в конкурсную документацию, документы, включаемые в предложение, подача и прием конкурсных заявок, заключение контракта и т.д. Данный документ, как правило, изменяется редко. Обычно одну конкурсную инструкцию можно использовать на нескольких проектах внося лишь минимальные изменения.
 
Продолжение следует.