Версия для печатиОтправить другу

Автор: Алексей Ким, akim@lessonslearned.ru, www.lessonslearned.ru
 
Первая часть статьи находится здесь.
 
Параллельно с подготовкой тендерной документации вам необходимо определить список участников. Обычно, рынок компаний, будущих участников тендера известен, но, на данном этапе важно зафиксировать критерии, по которым производится отбор участников. В PMBoK 4-й редакции, критерии выбора поставщика являются выходом процесса планирования закупок.
 
Для примера, возьмем проект, описанный в предыдущей части. Проект по приведению компании в соответствие с 152-ФЗ «О персональных данных». Давайте подумаем, откуда можно взять информацию о компаниях, работающих на рынке информационной безопасности? Правильно, можно поискать рейтинги компаний, занимающихся информационной безопасностью, можно почитать специализированные издания, посетить выставки и семинары по информационной безопасности и т.д. Уверен, компаний наберется множество и на просмотр их презентаций уйдет огромное количество времени. Чтобы сократить список, определите критерии выбора, критерии попадания в короткий список потенциальных поставщиков. Например, вы доверяете компаниям, которые работают на рынке информационной безопасности менее года? Вот и первый критерий. Другими критериями отсева могут стать наличие завершенных проектов в компаниях вашей отрасли, наличие у компании сертификатов по контролю качества, наличие в компании сертифицированных специалистов для вашего проекта, и т.п.

Нужно помнить, что критерии которые вы выбираете должны быть проверяемы и должны вести к отбору лучших поставщиков именно для вашего конкретного проекта. После того как вы составили список критериев, длинный список поставщиков и формально утвердили их, можно приступить к составлению короткого списка поставщиков. В короткий список поставщиков входят все компании, которые удовлетворяют формальным критериям отбора. Их не должно быть слишком много, если вы правильно определили критерии отбора. По окончанию составления короткого списка необходимо разослать запрос-приглашение к участию в конкурсе. Компании, изъявившие желание и готовность участвовать в конкурсе объявляются участницами конкурса и им предоставляется тендерная документация.
 
После предоставления участникам тендерной документации, участники тендера начинают готовить коммерческое предложение в соответствии с инструкцией к участию в конкурсе. Обычно, в этот период времени у участников тендера возникает некоторое количество вопросов. Форма, в которой вопросы должны быть заданы, равно как и форма в которой вы отвечаете на данные вопросы прописывается в инструкции к конкурсу. Различные компании поступают по-разному. Одни рассылают ответы на все вопросы всем участникам конкурса вне зависимости от того, кто их задал. Другие отвечают только тому участнику, кто задал вопрос. В любом случае, при возникновении вопроса и ответе на него вам необходимо иметь так называемый аудиторский след, т.е. документальное подтверждение вопроса и ответа на него.
 
После того, как компании участники предоставили свои коммерческие предложения, конверты вскрываются. Как правило, вскрытие конвертов происходит комиссией, которая фиксирует протоколом полученные предложения. Далее, вы должны рассмотреть и оценить эти предложения. Мы не говорим о вариантах аукциона, когда единственным критерием является цена. В нашем случае, нам нужно рассмотреть именно предложения, т.е. совокупность различных условий, предоставляющих разные плюсы и имеющих разные минусы. Рассмотрение коммерческих предложений и их сравнение – довольно сложный процесс, т.к. сами предложения могут значительно различаться не только ценой, но и предложенным подходом, уровнем обслуживания и другими условиями.
 
После рассмотрения коммерческих предложений начинается этап уточнения коммерческих предложений, когда вы задаете вопросы, чтобы лучше понять суть предложенного. К моменту завершения этой стадии определяется несколько явных лидеров, которым дают возможность защитить свои предложения путем презентаций. Иногда, такую возможность предоставляют всем участникам тендера. Во время презентации участники конкурса должны продемонстрировать преимущества своего предложения и своей компании. По завершению всех презентаций выбирается победитель. Не стоит сразу же отказываться от второго номера, т.е. компании чье предложение по совокупности показателей оказалось немного менее привлекательно, чем предложение победителя. Лучше объяснить ему что, несмотря на то, что их предложение не выиграло тендер, вы еще не заключили контракт и если сделка с победителем сорвется, то право на заключение договора перейдет к следующей компании (это может быть прописано в конкурсной инструкции). В дальнейшем, вам необходимо будет заключить контракт с победителем и, зачастую, эта стадия проведения тендера является самой сложной. Именно на ней все данные и полученные обещания необходимо четко формализовать и зафиксировать в договоре, чтобы в дальнейшем не было возможности различного понимания обязательств. Номер два в данном случае, будет вашим рычагом влияния на подрядчика. Готовьтесь к различным отношениям с подрядчиком до заключения контракта и после. Неграмотно составленный контракт с невыгодными или невыполнимыми условиями – один из самых страшных кошмаров менеджера проекта, поэтому на этапе его составления нельзя оставлять неясных или нерешенных моментов.
 
Продолжение следует.